O que é o registo salarial obrigatório para as empresas?

o qué e o registro salarial obrigado para as empresas

O registo salarial mais não é do que o processamento dos salários dos seus colaboradores. Mas será este procedimento obrigatório? 

Neste artigo vamos explicar-lhe como deve proceder em termos de registo salarial na sua empresa.

As coisas mais simples e que temos como garantidas são, por vezes, aquelas que mais atenção requerem. O processamento dos salários dos seus colaboradores, por se tratar de uma prática comum e sem grandes segredos – no final ou no início de cada mês de trabalho, transfere-se para uma conta fornecida pelo funcionário, o valor acordado e contratualizado daquele que é o seu ordenado – é, por vezes, minimizado.

Quando se tem dois ou três funcionários e se até ganham todos o mesmo, até pode ser simples, mas nunca é!

O que convém ter presente se tem uma empresa

Todos trabalhamos em troca de um ordenado que nos permita cumprir com as nossas obrigações e ter dinheiro para as coisas que nos fazem falta ou que nos dão prazer. E se há uma verdade inegável é que quer se ganhe 600 ou 5.000€ por mês a nós parece-nos sempre pouco.

Exageros à parte, a área dos recursos humanos e muito em particular dos salários são aspetos muito sensíveis no seio de qualquer empresa. Mesmo quando não se regista nenhuma falha, o processamento de salários pode ser um terreno pantanoso.

Assim, e para que nada de inconveniente aconteça, quer para a empresa, quer para o funcionário, convém ter presente algumas considerações.

Desde logo, saiba que o processamento de salários é uma prática mensal obrigatória para todas as empresas. Esta função está, normalmente, a cargo de um gabinete de contabilidade ou de um contabilista interno.

Registo salarial, o que é?

O processamento de salários consiste no registo dos montantes que os colaboradores de uma empresa recebem mensalmente.

Contudo, o correto processamento pressupõe o cumprimento de todas as obrigações legais relativas aos funcionários e órgãos sociais da empresa.

Para tal, há uma série de elementos que deve ser fornecida por cada trabalhador ao seu contabilista, ao preencherem devidamente a ficha de empregado, para que seja feito o devido enquadramento para efeitos de IRS.

Depois, há certas etapas que têm que ser cumpridas e que, normalmente, não exigem a sua intervenção direta, devendo, no entanto, certificar-se de que toda a informação necessária é disponibilizada ao seu contabilista.

E são muitos os pressupostos que tem que cumprir, nomeadamente, enviar os dados relativos a cada colaborador sobre eventuais faltas, férias, baixas médicas, horas extra, comissões, entre outras. 

Se nas empresas em que não existem grandes oscilações pode ser suficiente enviar estes dados uma única vez, indo depois atualizando sempre que houver algo a registar, em empresas onde os pressupostos variam a cada mês, esta comunicação deve ser mensal e para cada colaborador. 

Processamento de salários

A altura do mês em que ocorre este registo varia de empresa para empresa, tendo em conta a data em que se efetua o pagamento dos salários, no entanto, a comunicação ao gabinete de contabilidade deve ser feita atempadamente, levando em linha de conta as variáveis que possam ter que se considerar e que têm que constar dos recibos de vencimento.

Não se esqueça que o processamento do salário pressupõe a conjugação de uma série de valores até que se atinja a remuneração acordada com o funcionário. 

Isto é, no recibo de vencimento, como certamente já reparou, constam diversas parcelas – Abonos – vencimento base, subsídio de alimentação, horas extra, férias, diuturnidades, comissões, etc e Descontos – IRS e SS) e é deste cálculo que se apura o vencimento líquido e bruto do colaborador.

A cada mês, o contabilista deve ainda fazer-lhe chegar os recibos de ordenados, os mapas de transferências dos ordenados, o mapa para a companhia de seguros e a folha de férias.

Outros dados a registar 

Do registo salarial faz ainda parte o planeamento dos impostos, que inclui o envio dos respetivos ficheiros para Segurança Social (DRI) e Autoridade Tributária (DMR), e a emissão das respetivas guias para pagamento de impostos e contribuições.

Por tudo isto, já se percebeu que este não é um tema tão simples como à partida poderia parecer e que caso não tenha um contabilista interno, talvez seja prudente entregar o processamento de salários a uma entidade externa com competência e conhecimento para não se arriscar a ter problemas com o processamento de salários da sua empresa, até porque procedimentos errados no processamento de salários podem, no limite, originar multas!

Sobre o autor

Lucía Sánchez

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