Quais são as vantagens da fatura eletrónica?

As contas empresariais envolvem muita papelada e recibos, pelo que o uso da fatura eletrónica pode ajudar a manter tudo isto muito mais organizado e assim, quando chegar a altura de pagar impostos, por exemplo, será muito mais fácil. Falaremos sobre as características e vantagens oferecidas pela fatura eletrónica.

A primeira coisa sobre a qual deve ser ter claro é que mesmo que seja uma fatura eletrónica, continua a ser uma fatura e tem os mesmos efeitos legais que uma fatura em papel de toda a vida. A única diferença é que é virtual e que, em vez de ser emitido em papel, é recebida eletronicamente. Mas antes de começar a fazer faturas, deve ter tudo o que precisa para preparar a fatura, o que nem sempre é fácil porque se for uma empresa ou negócio com muita papelada… pode tornar-se complicado.

Como posso preparar a minha fatura diária

Ter toda a faturação bem organizada não é fácil, pois podemos ter outras tarefas ou acontecimentos imprevistos e, no final, nunca encontrar o momento certo para a organização. É por isso que ter ferramentas financeiras para ajudar a simplificar estes processos e mantê-los em dia pode poupar-nos tempo e dinheiro.

Um ponto que normalmente gera dificuldades ao fazer um relatório de despesas é quando os trabalhadores devem fazer uma compra e, para o fazer, adiantam o seu dinheiro e depois a empresa reembolsa-os. Se em vez de isto, cada trabalhador tivesse o seu próprio cartão de empresa e pagasse diretamente com o dinheiro da empresa, isso pouparia um passo no sentido da faturação. Além disso, se a isto acrescentarmos a isto que, em vez de armazenar o bilhete em papel, é tirada uma fotografia do mesmo e anexada à transação, tudo continuará a ser ainda estará tudo mais organizado.

Outra coisa que pode ser útil é permitir ao seu contabilista aceder ao seu histórico de transações, ao comprovativo de pagamento, ao IVA aplicável para cada um deles… Isto irá ajudá-lo a manter um registo das suas contas e ter tudo pronto para quando chegar o momento de apresentar as suas faturas. Existem algumas contas para empresas, que oferecem este tipo de funcionalidades para facilitar as suas despesas diárias e, quando chegar a altura, tenha tudo preparado.

Características da fatura eletrónica

Agora que sabemos como otimizar previamente o processo de faturação, devemos ter em conta alguns aspetos importantes na preparação das nossas faturas, que devem sempre obedecer a estas 3 características:

• Legibilidade: fatura deve ser sempre legível e inteligível pela pessoa que a vai receber.
• Autenticidade: a origem da fatura deve ser conhecida, assim como a identidade da pessoa responsável pela sua emissão e do emissor da fatura.
• Integridade: deve assegurar que o conteúdo da fatura não foi modificado.

Com faturas eletrónicas é mais fácil cumprir com estas três características. Será sempre mais legível do que no papel, uma vez que o software assegurará isto. Para garantir autenticidade e integridade, existem várias formas tais como assinaturas eletrónicas, intercâmbio electrónico  de dados (EDI), etc.

Vantagens da fatura eletrónica

Nos últimos anos, a conectividade e a Internet tornaram possível simplificar, modernizar e optimizar (otimizar) muitos processos em diferentes áreas da sociedade. Uma delas é o controlo fiscal, que já tem vindo a implementar e a corrigir a utilização da fatura eletrónica como um sistema mais rápido, mais fácil e mais prático, tanto para os contribuintes como para o Tesouro.

A fatura eletrónica é um documento fiscal que tem o mesmo objetivo que as  faturas impressas, para verificar e registar a entrega de bens ou serviços que foram pagos por uma pessoa e que estão incluídos na declaração fiscal do contribuinte que faz essa entrega, só que em formato eletrónico, e que tem a mesma força jurídica que as faturas impressas.

Mas porque mudar o sistema de faturação de papel para eletrónico? Quais são as vantagens da faturação eletrónica?

• Reduz os ciclos de processamento e cobrança das faturas, o que significa poupança de tempo, o que se traduz em esforço e poupança de dinheiro.
• Reduz os erros humanos que podem desequilibrar a declaração e o balanço fiscal do contribuinte na empresa, o que as torna mais seguras.
• Facilita o acesso a faturas armazenadas e os ficheiros armazenados não ocupam espaço físico.
• É mais fácil e rápido ter arquivos de backup para evitar perdas.
• Melhora e otimiza o serviço ao cliente.
• É uma opção mais ecológica do que as faturas impressas, uma vez que reduz consideravelmente o consumo de papel.
• Permite às empresas manter uma contabilidade melhor e mais precisa, em tempo real.
•  É protegido por uma assinatura digital, o que o torna  mais seguro e garante a integridade do documento original

Em suma, a fatura eletrónica é uma alternativa bastante atrativa tendo em conta as muitas vantagens que tem em relação ao sistema de faturação impressa. É por isso que a utilização de faturas eletrónicas está a ser adotada por cada vez mais empresas, trabalhadores independentes e PMEs, uma vez que lhes permite melhorar o desempenho e o rendimento das suas atividades, permite poupar tempo e dinheiro, é mais favorável para o ambiente e facilita o pagamento de impostos